Tema 4: Google Workspace (Gmail, Drive, Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Calendar y Meet)

4.1. GMAIL: GESTIÓN AVANZADA Y ARQUITECTURA DEL CORREO ELECTRÓNICO

Gmail fundamenta su funcionamiento en la sustitución de la estructura rígida de carpetas por un modelo basado en Etiquetas, Filtros y Vista de Conversación. Todos los mensajes forman parte de un mismo almacén lógico de datos y se organizan mediante metadatos visuales.

1. Sistema de Etiquetas vs. Carpetas Tradicionales

• Concepto de Etiqueta: A diferencia de las carpetas locales o carpetas de clientes tradicionales (como Outlook), un mismo correo electrónico en Gmail puede tener asignadas múltiples etiquetas simultáneamente (ejemplo: Oposiciones, USAL, Urgente) sin necesidad de duplicar el archivo en el servidor.
• Archivar vs. Eliminar:
  • Archivar: Quita la etiqueta Recibidos del mensaje. El correo sigue estando disponible en la sección Todos, conservando sus demás etiquetas y pudiendo recuperarse mediante búsquedas.
  • Eliminar: Envía el mensaje a la Papelera, donde permanecerá durante 30 días consecutivos antes de su borrado definitivo y automático.

2. Funcionalidades Avanzadas de Envío y Seguridad

• Deshacer el envío: Tras enviar un mensaje, Gmail ofrece una ventana flotante para cancelar el envío. La ventana de tiempo configurable desde los Ajustes del sistema permite elegir entre 5, 10, 20 o 30 segundos (por defecto suele estar en 5 segundos).
• Campos de Destinatarios (Para, CC y CCO):
  • Para: Destinatarios principales del mensaje.
  • CC (Copia de Carbón): Destinatarios secundarios informativos. Todas las direcciones son visibles para los demás receptores.
  • CCO (Copia de Carbón Oculta): Las direcciones incluidas no son visibles para ningún otro destinatario (únicamente el remitente las conoce). Es de obligado uso para envíos masivos según la normativa de protección de datos (LOPDGDD).
• Modo Confidencial: Impide que los destinatarios reenvíen, copien, peguen, impriman o descarguen el mensaje y sus archivos adjuntos. Permite configurar una fecha de caducidad (de 1 día a 5 años) o exigir un código de acceso enviado por SMS. Sin embargo, no evita que se puedan realizar capturas de pantalla externas.
• Posponer correos: Oculta temporalmente un mensaje de la bandeja de entrada para que vuelva a reaparecer como un correo nuevo en la fecha y hora programadas.
• Programar envío: Permite diferir la entrega automática de un correo especificando día y hora exactos.

3. Operadores Técnicos de Búsqueda Avanzada en Gmail

En el cuadro de búsqueda superior se pueden combinar operadores para filtrar mensajes rápidamente:

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4.2. GOOGLE DRIVE: ALMACENAMIENTO EN LA NUBE Y GESTIÓN DE PERMISOS

Google Drive es el servicio central de almacenamiento, sincronización y colaboración de archivos de Google Workspace.

1. Jerarquía y Niveles de Permisos de Compartición

Al compartir un archivo o carpeta en Drive con usuarios concretos o mediante un enlace público, se asigna uno de los siguientes tres roles o permisos:

Transferencia de Propiedad: Únicamente el Propietario del archivo tiene el control total sobre la eliminación definitiva del elemento y la capacidad de transferir la propiedad del archivo a otra cuenta dentro de la misma organización.

2. Ciclo de Vida de la Papelera y Unidades Compartidas

• Papelera de Google Drive: Los elementos enviados a la papelera permanecen almacenados durante un ciclo continuo de 30 días naturales. Transcurrido ese plazo, el sistema ejecuta la eliminación automática e irreversible de los archivos.
• Mi unidad vs. Unidades compartidas:
  • Mi unidad: Los archivos pertenecen individualmente al usuario que los crea.
  • Unidades compartidas (Workspace organizaciones): Los archivos pertenecen colectivamente al equipo o departamento. Si un usuario abandona la organización, los archivos creados permanecen en la unidad sin perderse.

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4.3. HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS NATIVAS (DOCS, SHEETS, SLIDES)

Las aplicaciones ofimáticas nativas de Google Workspace funcionan 100% en entorno web, ofreciendo colaboración simultánea en tiempo real sin requerir guardar manualmente los cambios.

1. Google Docs (Procesador de Textos)

• Guardado en tiempo real: Cada pulsación o cambio se guarda automáticamente en la nube sin requerir la ejecución del comando Guardar.
• Modo Sugerencia: Equivalente funcional al Control de Cambios de Microsoft Word. Las modificaciones propuestas se muestran resaltadas con un color asignado a cada usuario, permitiendo al propietario del archivo Aprobar (✓) o Rechazar (✗) cada edición.
• Historial de versiones: Accesible desde Archivo → Historial de versiones. Registra todas las modificaciones cronológicas especificando el autor, la hora exacta y permite restaurar cualquier versión anterior del documento.
• Formatos de Exportación: Permite descargar directamente en formatos .docx (Word), .odt (OpenDocument), .rtf, .pdf, .txt, .html (ZIP) y .epub.

2. Google Sheets (Hojas de Cálculo)

• Procesa hojas de cálculo colaborativas con soporte para las mismas funciones fundamentales de Excel (SUMA, PROMEDIO, SI, BUSCARV).
• Historial de celdas: Haciendo clic derecho sobre una celda individual se puede consultar el historial de cambios específicos que ha sufrido ese dato con sus autores.
• Vistas de filtro: Permite a un usuario aplicar filtros sobre los datos sin alterar la visualización que otros usuarios conectados simultáneamente están viendo en pantalla.

3. Google Slides (Presentaciones)

• Permite el diseño colaborativo de diapositivas interactivas.
• Incrustación directa de vídeos de YouTube, enlaces interactivos y gráficos actualizables sincronizados dinámicamente con Google Sheets.

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4.4. GOOGLE CALENDAR Y GOOGLE MEET: AGENDAS Y VIDEOCONFERENCIA

1. Google Calendar (Gestión de Eventos y Recursos)

Google Calendar gestiona agendas individuales, compartidas y calendarios institucionales dentro de la organización:

• Tipos de Elementos Creables:
  • Evento: Programación con hora de inicio/fin, ubicación, lista de invitados y recordatorios. Puede ser repetitivo/recurrente.
  • Tarea: Elemento de lista con fecha límite que se sincroniza con Google Tasks.
  • Recordatorio / Hueco de citas: Bloques de tiempo configurables para que otros usuarios reserven turnos dentro del calendario personal.
• Salas y Recursos: En entornos institucionales (como la USAL), permite reservar espacios físicos (aulas, salas de reuniones) o recursos materiales (proyectores, vehículos) al configurar un evento.
• Notificaciones: Avisos mediante ventanas emergentes en pantalla o correos automáticos programables con minutos, horas o días de antelación.

2. Google Meet (Videoconferencias Integradas)

• Integración nativa: Al crear un evento en Google Calendar, el sistema añade automáticamente un botón y enlace único de acceso a una sala virtual de Google Meet.
• Controles del Anfitrión: Permite silenciar micrófonos de participantes, expulsar usuarios, bloquear la pantalla compartida o activar la sala de espera (acceso mediante aprobación manual).
• Funciones durante la sesión: Subtítulos automáticos en tiempo real, cambio de fondo visual o desenfoque, levantamiento de mano virtual, chat de texto e integración de pizarras digitales interactivas (Jamboard / soluciones de terceros).

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4.5. RESUMEN DE LÍMITES Y TIEMPOS CLAVE PARA EXAMEN